Privacyverklaring
cc De Schakel verwerkt jouw persoonsgegevens op een verschillende manier afhankelijk van welke dienst je van cc De Schakel afneemt. Daarom hebben we deze uiteenzetting opgesplitst naargelang de diensten die je kan afnemen van cc De Schakel. Afhankelijk van je relatie tot cc De Schakel kan u dus die informatie zoeken over de verwerking die relevant is voor je specifiek geval.
Als je een Schakelaccount hebt om in te loggen op de website van het cc, dan is daaraan minstens een gebruikersnaam, wachtwoord en emailadres gekoppeld; maar in regel ook je naam, adres en telefoon.
Je e-mailadres wordt de eerste keer gebruikt om via een bevestigingsemail een sterke koppeling tussen je Schakelaccount en je emailadres te maken. Je emailadres kan ook, op aanvraag, gebruikt worden om je paswoord opnieuw in te stellen.
In je Schakelaccount kan je je gegevens actueel houden, je communicatievoorkeuren doorgeven (o.a. over nieuwsbrieven), een wenslijstje bijhouden, en je tickets en bestelhistorie bijhouden.
De gegevens van en in je Schakelaccount worden bewaard tot je die afsluit. Daarna worden ze nog bijgehouden voor maximaal 10 jaar in archiefmodus.
Als je online, telefonisch of aan de balie een ticket of een abonnement koopt voor door het CC georganiseerde evenementen, wordt een account aangemaakt. Daarin word je geïdentificeerd en worden (contact)gegevens die je doorgaf, bijgehouden en wordt per ticket / abonnement dat contract bijgehouden.
Voor alle duidelijkheid: “een ticket kopen” verstaan we ruim en omvat naast het kopen van een ticket van een optreden of een theatervoorstelling, ook bijv. inschrijven voor gratis evenementen, vormingen of workshops.
Die gegevens worden uiteraard gebruikt om het contract uit te voeren en te beheren, en om het evenement te organiseren. Dat kan bijvoorbeeld inhouden
- het bezorgen van tickets
- het herinneren aan het evenement
- dat je wordt gecontacteerd om je op de hoogte te brengen van wijzigingen van de voorstelling, zoals wijzigingen in de line up of afgelastingen
- dat je toegang en aanwezigheid wordt gecheckt tot aan de inschrijvingen
Die gegevens worden ook gebruikt als basis voor statistieken om de werking van het CC en de evenementen te evalueren.
Die gegevens worden in de regel bewaard tot je je (Schakel)account afsluit. Daarna worden ze voorlopig nog bijgehouden voor maximaal 10 jaar in archiefmodus. Dit wordt evenwel geëvalueerd.
De toekenning van een plaats in bepaalde zalen van het CC gebeurt automatisch door het ticketingsysteem, als aan de vereisten (waaronder of de plaats nog vrij is) is voldaan.
Voor evenementen die door (Waregemse) organisaties georganiseerd worden die voor de faciliteiten en/of het ticketbeheer een beroep doen op het CC, zijn die organisatoren verwerkingsverantwoordelijke.
Als je online, telefonisch of aan de balie een ticket koopt of je inschrijft voor evenementen georganiseerd in het CC, maar niet door het CC, wordt een account aangemaakt. Daarin word je geïdentificeerd en worden (contact)gegevens die je doorgaf, bijgehouden en wordt per ticket dat contract bijgehouden.
Je gegevens als deelnemer (naam, contactgegevens en ticket) worden dan doorgegeven aan de organisator van het evenement. De organisatoren zijn verantwoordelijk voor wat ze er verder mee doen.
De organisator gebruikt die gegevens uiteraard om het evenement te organiseren. Dat kan ook inhouden dat je wordt gecontacteerd om je op de hoogte te brengen van wijzigingen van de voorstelling, zoals wijzigingen van het startuur of afgelastingen. Voor verder gebruik door de organisator moet je je wenden tot de organisator.
Deze gegevens worden ook gebruikt als basis voor statistische gegevens om de werking van het CC en de evenementen te evalueren.
Deze gegevens worden in de regel bewaard tot je je (Schakel)account afsluit. Daarna worden ze voorlopig nog bijgehouden voor maximaal 10 jaar in archiefmodus. Dit wordt evenwel geëvalueerd.
De toekenning van een plaats in bepaalde zalen van het CC gebeurt automatisch door het ticketingsysteem, als aan de vereisten (waaronder of de plaats nog vrij is) is voldaan.
Als je een zaal huurt van het cc, dan houden we de gegevens die je doorgeeft (zoals je naam, eventueel de naam van je vereniging, contactgegevens, aanvraag, …) bij om te beoordelen of de zaal kan worden verhuurd, en om desgevallend het contract op te maken en te beheren. Dat houdt onder andere in de zaal voorbehouden, de gevraagde opstelling voorbereiden, eventueel het verzorgen van de ticketverkoop / inschrijvingen voor je evenement, de afrekening maken en je die toezenden, en de betaling opvolgen.
cc De Schakel kan de info en het contract bijhouden tot de verjaartermijn van enige vordering verlopen is.
cc De Schakel wijst op je verantwoordelijkheid als organisator van een evenement, ook wat gegevensbescherming betreft. Als je van cc De Schakel informatie doorkrijgt van (kandidaat-)deelnemers aan je evenement, dan is de organisator van het evenement daar verwerkingsverantwoordelijke voor. cc De Schakel staat niet in voor het bekomen van toestemming of een andere rechtsgrond om meer met de gegevens te doen dan het inrichten van het evenement. Je kan je dus niet beroepen op de doorgifte van cc De Schakel om die gegevens voor andere doeleinden te gebruiken en moet desgevallend (bijv. op het evenement zelf) de nodige maatregelen nemen als je plannen in die richting hebt.
Om een voorbeeld te geven: als je een kookavond organiseerde, dan kan je de deelnemers niet nadien per email uitnodigen om een Tupperware-avond te organiseren. Je kan hen daar terloops waarschijnlijk wel van informeren op de kookavond of bij die gelegenheid vragen of je hen mag contacteren voor zo’n ander evenement.
Als lezer van de nieuwsbrief kom je enkel voor in de databank van bestemmelingen van een of meer nieuwsbrieven van het cc, zoals je zelf bij de inschrijving hebt aangegeven. De gegevens die worden verwerkt zijn beperkt tot je e-mailadres en de keuze die je maakte uit de mogelijke nieuwsbrieven.
Je kan te allen tijde eenvoudig je keuze van nieuwbrieven aanpassen aan je gewijzigde interesses. Dat houdt ook in dat je je eenvoudig kan uitschrijven. Volg daarvoor de volgende procedure:
- Als je een Schakelaccount hebt:
- log in op je Schakelaccount
- klik verder op het onderdeel “communicatievoorkeuren”
- wijzig je voorkeuren of schrijf je volledig uit voor alle nieuwsbrieven
- Als je geen Schakelaccount hebt:
- klik op een van de linken onderaan elke nieuwsbrief (“afmelden” of “mijn voorkeuren”); dit brengt je naar een pagina op de website van het cc
- wijzig je voorkeuren of schrijf je volledig uit voor alle nieuwsbrieven
Als bezoeker van de website word je niet bij naam geïdentificeerd, tenzij je ingelogd zou zijn met je Schakelaccount.
De website gebruikt zogenaamde cookies:
- om je sessie te beheren (wat belangrijk is voor het geval je ingelogd bent met je Schakelaccount)
- om de website aan te passen aan je schermgrootte
- om basis statistische analyses te maken op het gebruik van de website om die zo te kunnen verbeteren (google analytics, zie https://analytics.google.com voor meer info)
De eerste twee soorten cookies zijn nodig om de website degelijk te laten werken. Het is voor de derde dat je toestemming wordt gevraagd. Als je je toestemming niet geeft, worden deze cookies niet geplaatst.
Als vertegenwoordiger van een school kom je enkel voor in de databank van bestemmelingen van het schoolaanbod van het cc, zoals je zelf bij de inschrijving hebt aangegeven. Als je school tickets besteld voor concrete voorstellingen, wordt die informatie ook in de ticketverwerking gebruikt.
De gegevens die worden verwerkt zijn beperkt tot
- je e-mailadres,
- je telefoonnummer(s), om je sneller te kunnen contacteren bijv. concrete afspraken vast te leggen en/of om de school in te lichten van eventuele wijzigingen van de voorstellingen waarvoor tickets werden besteld
- de (facturatie)gegevens van de school, zodat die niet bij elke bestelling van tickets voor de school dient te worden opgevraagd, en
- de keuze die je maakte uit de mogelijke doelgroepen (klassen), om het schoolaanbod waarvan je wordt ingelicht zo gericht mogelijk is.
Je kan te allen tijde eenvoudig je schoolinformatie en/of keuze van doelgroepen aanpassen aan eventuele wijzigingen. Dat houdt ook in dat je je eenvoudig kan uitschrijven.
Als je cc De Schakel volgt op sociale media en daar eventueel reageert op wat cc De Schakel doet, dan worden de gegevens ook verwerkt door het platform.
cc De Schakel heeft relatief weinig te zeggen over hoe een sociaal netwerk gegevens verwerkt. Daarvoor moet cc De Schakel verwijzen naar de privacyverklaring van het sociale netwerk. Dit zijn de links:
- Twitter: https://twitter.com/en/privacy (jammer genoeg, niet in het Nederlands beschikbaar)
- Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
- Instragram: https://www.instagram.com/ (dan op “privacy” klikken)
cc De Schakel van zijn kant gaat voorzichtig om met de gegevens van volgers en blijft in de regel op hetzelfde platform om het gesprek aan te gaan.
Als je je kind inschrijft voor een Schakelkamp, wordt informatie opgevraagd om de goede werking van het kamp te ondersteunen (aanwezigheidslijsten, betaling, maaltijden,…) en om desgevallend attesten te kunnen bezorgen. Het gaat om de naam van ouder (wettelijke vertegenwoordiger) en kind, adres, geboortedatum, leerjaar in school, telefoonnummers (voor contact of noodgevallen), emailadres, en correspondentieadres voor het fiscale attest. Daarbij kunnen ook aandachtspunten worden meegegeven. Als daar gezondheidsgegevens (bijv. allergieën) of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijv. voedingsvoorkeur gelinkt aan geloof) tussen zitten, dan wordt het doorgeven ervan beschouwd als toestemming om te verwerken.
Deze gegevens worden in de regel bewaard tot zolang het attest kan worden gevraagd in het kader van een fiscale controle.
Met betrekking tot foto’s die in opdracht van het cc worden genomen tijdens het Schakelkamp, zijn de algemene regels van foto’s van toepassing (zie specifieke sectie daarover).
Een selectie van de foto’s genomen tijdens het kamp worden gebruikt op het einde van het kamp op een zogenaamd “toonmoment” voor de familie en vrienden. cc De Schakel beschouwt dit als een algemeen legitiem belang, waarvoor geen toestemming wordt gevraagd. Indien je wenst dat er geen enkele foto of filmpje wordt gemaakt van uw kind, laat ons dat bij de inschrijving weten. Als het respecteren van de wensen disproportionele inspanningen vergt van de organisatie of de wezenlijke werking van een schakelkamp verhindert, dan kan één van beide partijen de deelname opzeggen.
Een beperkte(re) selectie van de foto’s kan worden gebruikt voor publicatie op de website van het cc en op sociale media. Daarvoor en voor eventueel gebruik als publiciteitsmateriaal wordt een specifieke toestemming gevraagd.
Als je aanwezig bent op door het cc georganiseerde evenementen, kunnen daar foto’s worden genomen.
Dat kan in opdracht van het cc zijn. Dan is het cc daarvoor verantwoordelijk en zijn een aantal basisregels van toepassing. Het kan evenwel ook zijn dat de foto’s worden genomen zonder dat dat in opdracht van het cc is. Het gaat dan bijvoorbeeld om (groot)ouders die foto’s nemen van hun (klein)kinderen die spelen met andere kinderen, amateurfotografen die hun hobby (uit)oefenen, enz. Daarvoor is het cc niet verantwoordelijk en moet eventueel de fotograaf individueel aangesproken worden.
cc De Schakel stuurt rond foto’s aan op volgende principes:
- waar redelijkerwijs en praktisch mogelijk wordt er bij de inschrijving van het evenement en/of op de locatie van het evenement kenbaar gemaakt dat foto’s in opdracht van het cc worden genomen
- bij het nemen van foto’s
- zijn de fotografen in opdracht van het cc herkenbaar, bijv. door het dragen van een hesje dat dat aanduidt
- wordt respect opgebracht voor de gefotografeerde en worden bijv. foto’s gemeden die kennelijk kwetsend zijn, onnodig naakt tonen, enz.
- wordt respect opgebracht voor signalen van de gefotografeerden of hun wettelijke vertegenwoordigers (zoals ouders van kinderen) dat ze niet wensen gefotografeerd te worden (voor het nemen van de foto) en de vragen de foto te verwijderen (na het nemen van de foto), in de mate dat er geen zwaarder legitiem belang doorweegt, waardoor bijv. publieke figuren niet zomaar kunnen weigeren gefotografeerd te worden, de betrokkene is niet herkenbaar op de foto, de foto is niet gericht op de betrokkene, enz.
- voor het gebruik van foto’s
- wordt kwetsende commentaar bij of context voor de foto’s vermeden
- wordt in de regel de gefotografeerde niet (expliciet) geïdentificeerd, noch door naamvermelding, noch door gezichtsherkenning, al kan cc De Schakel niet vermijden dat op sociale media en/of door anderen personen worden geïdentificeerd door bijv. tagging
- wordt, waar redelijk, rekening gehouden met de wens van een gefotografeerde om aangeduide foto’s niet (langer) op een bepaalde manier te gebruiken
- wordt het gebruik van sfeerbeelden op de eigen website en op de sociale media pagina’s van cc De Schakel kort na het evenement of bij een nieuwe editie van een evenement geacht legitiem gebruik van de foto’s uit te maken, om de werking van cc De Schakel te demonstreren en te ondersteunen, waardoor gefotografeerden in principe een zwaarder wegend belang moeten tonen om dat gebruik te verhinderen
- wordt voor het gebruik van gerichte foto’s voor publiciteit(scampagnes) voor cc De Schakel, waar redelijk mogelijk en zonder bijkomende inspanningen rond identificatie, de toestemming gevraagd van de persoon of personen die centraal gefotografeerd zijn of hun wettelijke vertegenwoordigers (bijv. ouders van kleine kinderen)
- tenzij als er op voorhand een modellenovereenkomst is gesloten, worden de gefotografeerden niet vergoed voor het gebruik van foto’s
De foto’s worden eventueel met wat randgegevens zoals datum, evenement, … in de regel bewaard zolang de technologie dat toelaat zonder onredelijke kosten, als historisch beeldarchief.
Mocht je gefotografeerd zijn en niet willen dat je foto wordt bewaard of op een bepaalde manier wordt gebruikt, spreek dan op het evenement de fotograaf aan en/of neem contact op met cc De Schakel (zie het algemeen deel van de privacyverklaring) om dat kenbaar te maken. Enkel zo kan cc De Schakel rekening houden met je wensen.
Daarnaast zijn er een aantal zaken die overkoepelend gelden, namelijk:
CC De Schakel vzw is de verwerkingsverantwoordelijke, mogelijk samen met anderen (zie de beide secties rond evenementen).
cc De Schakel heeft een Data Protection Officer aangesteld, die je kan bereiken op het adres van de vzw en/of op het emailadres onthaal@ccdeschakel.be.
Voor alle verwerkingen worden de medewerkers van cc De Schakel als ontvangers. Daarnaast werkt cc De Schakel met een aantal verwerkers en kan het voorkomen dat andere verwerkingsverantwoordelijken voorkomen. Daarop zal in de bijzondere secties worden ingegaan. In het algemeen wordt wel aangegeven dat
- voor de website met Peppered wordt gewerkt
- voor het ticketbeheer wordt beroep gedaan op Ticketmatic
- voor de sociale media-werking van cc De Schakel maakt cc De Schakel gebruik van standaard (professionele) accounts bij sociale netwerksites als Facebook, Instagram en Twitter, wat wel betekent dat als je ons volgt of op onze berichten reageert op die sociale media, je gegevens door die platformen buiten de EU zullen worden verwerkt, en voor ons en publiek zichtbaar zullen zijn
Als cc De Schakel werkt met geautomatiseerde besluitvorming (zonder menselijke tussenkomt), dan wordt dat expliciet aangegeven, zoals bij de aankoop van tickets (zie de beide secties rond evenementen), en worden de nodige maatregelen genomen.
cc De Schakel probeert de doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie te beperken, maar maakt soms op transparante wijze gebruik van technologieën als Google Analytics (voor de website), Google Forms (om bevragingen te doen) en sociale media (voor communicatie) die nu eenmaal buiten de Europese Unie gevestigd zijn.
Als data subject, dit is degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, heb je de rechten zoals toegekend in de wetgeving (in het bijzonder hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als GDPR), zoals recht op toegang tot de gegevens, het recht op verbetering van incorrecte of onvolledige informatie, het recht om bepaalde gegevensverwerkingen te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, het recht om je toestemming in te trekken als dat de basis van de verwerking is, en het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Om die rechten t.a.v. cc De Schakel uit te oefenen kan je je – als eerste stap - wenden tot cc De Schakel via
- de loketten van cc De Schakel
- de maatschappelijke zetel van cc De Schakel, Schakelstraat 8 in 8790 Waregem
- onthaal@ccdeschakel.be
- het contactformulier op de website van cc De Schakel
Het kan zijn dat je daarbij – conform de wet – gevraagd wordt je identiteit te bewijzen of andere voorwaarden te vervullen (bijv. aanduiding en/of bewijs van de redenen om bepaalde rechten uit te oefenen).
cc De Schakel poogt deze privacyverklaring actueel te houden en aan te passen als er zaken wijzigen. Op de website zal je altijd de laatste versie vinden.
Als aanpassingen niet raken aan essentiële zaken (bijv. wijziging aan de layout, wijziging van een telefoonnummer of adres, verduidelijking of verstrekking van meer detail), dan kan het zijn dat die wijziging gewoon op de website van cc De Schakel wordt doorgevoerd.
Als aanpassingen wel een invloed zouden hebben op essentiële zaken, zeker als dat een impact zou hebben op toestemming waarop de verwerking is gebaseerd, dan zal dat prominenter worden meegedeeld, zoals via de nieuwsbrief of een emailcampagne.
*****
Naar aanleiding van de Corona-maatregelen voorzien wij per activiteit een aanwezigheidsregister: Op voorhand of tijdens de activiteit worden de namen van de medewerkers en toeschouwers opgeslagen in een document. Het gaat hierbij minstens om voornaam, familienaam en telefoonnummer. Deze lijsten kunnen ter beschikking gesteld worden aan de bevoegde tracing-instanties. De gegevens worden 30 dagen bewaard en daarna vernietigd.
*****